Dans une entreprise de construction, l’équipe RH a automatisé les communications avec les candidats et les tâches opérationnelles courantes grâce à un chatbot Telegram. Résultat : elle peut désormais traiter trois fois plus de candidatures sans embaucher de recruteurs supplémentaires.
Cette étude de cas montre comment l’automatisation par l’IA a rationalisé la sélection des candidats en phase préliminaire et réduit la charge de travail manuelle des RH.
Aperçu du projet
Chaîne : Telegram
Plateforme : SendPulse
Partenaire de mise en œuvre : AICoreBot, un studio spécialisé dans les chatbots d’entreprise et les assistants IA, qui a conçu et lancé le chatbot en seulement cinq jours.
État actuel : en production et automatisation active des premières étapes du recrutement pour accroître l’efficacité de l’équipe RH
À propos du client
Notre client est une entreprise de construction de premier plan qui recrute en permanence des spécialistes qualifiés. Ses besoins en recrutement couvrent un large éventail de postes, allant des ouvriers spécialisés aux postes de direction. Cette demande constante rend la rapidité, la constance et une communication claire essentielles à la réussite des recrutements.
Pourquoi l’entreprise a-t-elle mis en place un chatbot ?
Avant le lancement du chatbot, l’équipe RH était confrontée à plusieurs problèmes qui ralentissaient le recrutement et réduisaient l’efficacité globale.
Charge de travail RH élevée et tâches routinières
L’équipe des ressources humaines a reçu un grand nombre de candidatures, ce qui a rendu difficile leur traitement rapide et uniforme. Une grande partie de son temps était consacrée à des tâches répétitives, telles que la diffusion d’informations générales sur l’entreprise, l’explication des exigences standard des postes et la collecte manuelle des données initiales des candidats.
De ce fait, les spécialistes des RH disposaient de moins de temps pour l’évaluation approfondie des candidats et les entretiens avec les candidats qui correspondaient parfaitement aux postes vacants.
Communication limitée en dehors des heures de travail
De nombreux ouvriers ont recherché des offres d’emploi et postulé le soir, après leur service. Cependant, le service des ressources humaines n’était pas en mesure d’assurer une assistance 24h/24 et 7j/7 ni de répondre aux demandes en permanence.
Ce manque de disponibilité a entraîné des retards de réponse et a accru le risque de perdre des candidats qualifiés qui s’attendaient à un retour d’information plus rapide.
Collecte de données non structurées et fragmentées
Le recrutement dans le secteur de la construction exige des informations détaillées sur l’expérience, les qualifications et les documents requis des candidats. Les formulaires de contact succincts ne permettaient pas de recueillir ces données de manière structurée.
Le problème s’est aggravé avec l’arrivée de demandes de renseignements de la part des candidats, provenant de multiples canaux : appels téléphoniques, courriels et réseaux sociaux. De ce fait, les informations les concernant étaient dispersées et ne pouvaient être centralisées dans un système unique et structuré.
Difficulté d’évaluation et de sélection des candidats
Lorsque les données des candidats arrivaient incomplètes, non structurées ou dispersées sur plusieurs sources, les spécialistes des RH avaient du mal à évaluer les candidats rapidement et avec précision.
De ce fait, l’équipe passait souvent du temps à communiquer avec des candidats non qualifiés tout en retardant les réponses aux candidats qui correspondaient parfaitement au poste.
Le chatbot de SendPulse a géré la première étape de la communication avec les candidats, prenant en charge les questions courantes et les demandes de base de l’équipe RH. Cela a permis d’accélérer et de démanteler considérablement le processus de recrutement initial.
Consultations initiales automatisées avec les candidats
Le chatbot fournit des informations essentielles sur l’entreprise et une liste complète des postes à pourvoir, précisant les exigences et les conditions de travail. Il répond également à près de 80 % des questions fréquentes concernant les emplois dans le secteur de la construction.
Cela permet d’éviter les conversations répétitives et donne aux spécialistes RH plus de temps pour des entretiens individuels avec les candidats réellement intéressés et parfaitement adaptés au poste.
Le chatbot comme principal point d’entrée des candidats
Le chatbot est devenu le principal canal de communication avec les candidats provenant de publicités ciblées sur Instagram et Facebook. Chaque publicité redirigeait directement vers Telegram, où les candidats pouvaient consulter les offres d’emploi et entamer immédiatement leur candidature.
Lors de la mise en place des campagnes, l’entreprise a ciblé les 18-50 ans en recherche active d’emploi, intéressés par le secteur du BTP ou possédant une expérience professionnelle pertinente. Les annonces les plus performantes présentaient de véritables photos de chantiers et un appel clair à rejoindre une équipe de professionnels.
Communication avec les candidats 24h/24 et 7j/7
Contrairement aux spécialistes RH aux horaires fixes, le chatbot est disponible 24h/24 et 7j/7. Il peut gérer un nombre illimité de conversations simultanément, permettant ainsi aux candidats de recevoir des réponses instantanées sans attente.
Si les informations fournies par le chatbot ne suffisent pas, les candidats peuvent facilement contacter directement un responsable RH dans la conversation pour poser des questions individuelles ou obtenir des éclaircissements supplémentaires.
Collecte structurée des données des candidats
Le chatbot recueille automatiquement des profils complets de candidats à partir de neuf critères clés. Toutes les réponses sont envoyées à Google Sheets et stockées dans un format unique et structuré.
Cela facilite l’examen des candidatures et aide l’équipe RH à suivre clairement les candidats à chaque étape du processus de recrutement.
Notifications instantanées pour les nouvelles applications
Dès qu’un candidat soumet sa candidature, le bot de notifications SendPulse alerte l’équipe RH via un groupe Telegram dédié. Chaque notification comprend :
- un lien direct vers la demande complétée dans Google Sheets ;
- un lien vers la conversation du candidat avec le chatbot sur SendPulse ;
- informations clés sur le candidat pour un examen rapide.
Cette configuration permet à l’équipe RH de répondre plus rapidement aux nouvelles candidatures et d’évaluer rapidement l’adéquation des candidats, afin de se concentrer en priorité sur les candidats les plus qualifiés.
Flux de chatbot pour l’interaction avec les candidats : analyse détaillée
La communication avec les candidats est gérée par deux flux de chatbot automatisés : un flux de bienvenue et un flux principal.
Flux de bienvenue
Lorsqu’un candidat accède au chatbot via une publicité ciblée, il reçoit un message de bienvenue. Ce message unique explique les fonctionnalités du chatbot : informations sur l’entreprise, offres d’emploi disponibles, dépôt de candidature et réponses aux questions fréquentes.
Le flux de bienvenue pour le chatbot RH
Après avoir lu le message, le candidat sélectionne directement dans la conversation ce qui l’intéresse. Cette action déclenche le second flux, où l’IA prend le relais dans la conversation.
À ce stade, le chatbot gère les consultations approfondies et collecte automatiquement les données des candidats. La section suivante décrit en détail le fonctionnement de ce processus.
Flux de réponse standard
Le flux de réponse standard utilise deux blocs d’agent IA pour connecter le chatbot à l’intelligence artificielle. Le chatbot envoie des questions potentielles à l’IA, qui génère ensuite des réponses en fonction d’instructions prédéfinies et du contexte de chaque requête.
Ces instructions comprennent des informations détaillées sur l’entreprise de construction, une liste mise à jour en temps réel des postes vacants (gérée par des variables globales) et des exemples de questions fréquemment posées aux candidats, accompagnées de suggestions de réponses. Cette configuration permet à l’IA de fournir des réponses précises, pertinentes et cohérentes.
Le flux de réponse standard avec blocs d’agents IA
Les instructions définissent également des limites claires. L’IA n’est pas autorisée à répondre aux demandes sans rapport avec l’entreprise, les offres d’emploi ou les conditions de travail. Ceci garantit des échanges ciblés et évite de gaspiller des ressources sur des questions non pertinentes.
Outre les directives relatives au contenu, les blocs d’agents d’IA comprennent les paramètres techniques suivants :
| Modèle d’IA |
GPT-4.1 mini |
| Fenêtre contextuelle |
les 50 derniers messages |
| Longueur de réponse maximale |
500 tokens (environ 375 mots) |
| Température (niveau de créativité) |
0,5 |
| Mode d’exécution |
sortie conditionnelle |
Chaque bloc d’agent IA possède sa propre condition de sortie. Cette condition détermine le moment où l’objectif de la conversation est atteint et fait automatiquement passer le candidat à l’étape suivante. Nous allons examiner ces blocs plus en détail ci-dessous.
Premier agent d’IA pour l’orientation et le conseil aux candidats
Au début de l’entretien, de nombreux candidats disposent de peu d’informations sur l’entreprise, les postes disponibles ou les exigences des offres d’emploi. Le premier agent d’IA est conçu pour les guider à travers ces informations essentielles. Il présente l’entreprise, liste les postes vacants pertinents, explique les conditions de travail et répond aux questions au fur et à mesure.
L’objectif de cette étape est de préparer le candidat à remplir le formulaire de candidature et à consentir au traitement de ses données personnelles conformément au RGPD. Une fois le candidat prêt, le chatbot le redirige automatiquement vers l’étape suivante avec l’agent IA.
Les conditions de sortie couvrent également les cas où un candidat a besoin de précisions ou souhaite s’entretenir directement avec un responsable RH. Dans ces situations, le candidat peut demander les coordonnées ou laisser un message dans la messagerie instantanée, qui est automatiquement transmis à l’équipe RH par notification.
Les utilisateurs peuvent passer à un responsable RH à tout moment de la conversation
Deuxième agent d’IA pour la collecte de données structurées des candidats
Le second agent d’IA se concentre sur la collecte de données de candidature complètes et structurées. Pour poursuivre, le candidat répond à neuf questions successivement :
- nom ;
- numéro de téléphone ;
- profession ;
- expérience professionnelle ;
- position souhaitée ;
- revenu prévu ;
- emplacement ;
- disponibilité des documents requis ;
- âge.
Durant le processus de candidature, les candidats peuvent poser des questions sur l’entreprise ou les conditions de travail. Si l’information est disponible dans les instructions de l’IA, le chatbot répond et réintègre automatiquement le candidat dans le processus de candidature.
Cette approche permet de concentrer les échanges sur la collecte de données complètes et exactes. Parallèlement, elle donne aux candidats la possibilité de clarifier certains points importants au fur et à mesure.
Une fois toutes les questions répondues, le chatbot remercie le candidat et l’informe qu’un responsable RH le contactera prochainement pour discuter des opportunités qui pourraient lui convenir. Simultanément, le responsable RH reçoit une notification Telegram automatique contenant un lien vers la candidature complétée dans Google Sheets. Il peut ainsi consulter rapidement les informations clés et décider sans délai des prochaines étapes.
Résultats obtenus avec le chatbot
Après avoir intégré le chatbot dans le processus de recrutement, l’entreprise a constaté des améliorations mesurables :
- 70 % des communications initiales avec les candidats sont automatisées ;
- diffusion d’informations et collecte de candidatures 24h/24 et 7j/7 sans intervention des RH ;
- le délai de traitement des demandes a été réduit de 2 à 3 jours à quelques heures seulement.
- trois fois plus de candidatures traitées sans agrandir l’équipe ;
- données des candidats 100% structurées pour toutes les candidatures.
Vous trouverez ci-dessous une comparaison entre le travail manuel des RH et l’automatisation par chatbot, basée sur les données fournies par AICoreBot :
| Critères |
Chatbot |
Responsable RH |
| Mode de fonctionnement |
24h/24 et 7j/7 |
Journée de travail de 8 heures |
| Conversations simultanées |
Illimité |
1 à 2 au maximum |
| Durée de la consultation initiale |
Jusqu’à 10 minutes |
Jusqu’à 30 minutes |
| Structure de données |
100% structuré |
Cela dépend du spécialiste |
Au-delà des gains quantifiables, l’entreprise a également constaté d’importantes améliorations qualitatives. En confiant les interactions routinières au chatbot, les spécialistes RH ont pu consacrer davantage de temps aux entretiens approfondis avec les candidats qualifiés. Il en a résulté de meilleures décisions d’embauche et une attention accrue portée à la qualité des candidats.
Les candidats reçoivent désormais des réponses instantanées, précises et complètes à leurs questions, ce qui renforce la confiance et la fidélité envers l’entreprise. Même les candidats non retenus ont fait part d’une expérience positive du processus de recrutement.
Ce cas illustre comment l’automatisation basée sur l’IA peut considérablement améliorer les processus de recrutement et renforcer la compétitivité d’un employeur. Grâce à la mise en place d’un chatbot, l’équipe a pu exploiter son expertise plus efficacement et accroître ainsi l’efficacité globale de ses recrutements.
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