Au cours des deux ou trois dernières années, les chatbots ont fait l’objet de beaucoup de battage médiatique dans le secteur des ressources humaines. Les professionnels RH, soucieux d’améliorer l’expérience candidat, considèrent les robots conversationnels comme une technologie frappante.
Le chatbot RH est-il capable d’améliorer considérablement l’efficacité du recrutement pour toute entreprise ? Dans cet article, nous explorerons tous les avantages de cet outil d’automatisation et vous montrerons des cas d’utilisation possibles. Vous découvrirez de nombreux exemples et conseils, et apprendrez à créer un chatbot RH avec SendPulse.
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Sommaire:
Pourquoi utiliser des chatbots RH ?
Un chatbot est un service automatisé qui vous permet de robotiser des conversations en ligne par messages textuels ou vocaux. Les entreprises les intègrent à leurs sites Web, réseaux sociaux et systèmes de messagerie instantanée pour rester en contact avec leurs prospects et clients 24h/24 et 7j/7.
Les chatbots peuvent être basés sur des règles, sur l’intelligence artificielle (IA), ou sur une combinaison des deux.
- Les chatbots basés sur des règles utilisent des mots-clés et sont plus rapides à mettre en œuvre et à apprendre. Ils fonctionnent comme des menus arborescents que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.
- Les chatbots basés sur l’IA utilisent le traitement automatique du langage naturel (TALN, en anglais Natural Language Processing ou NLP) et l’apprentissage automatique. Ils apportent une grosse valeur à long terme, car ils apprennent de chaque personne avec laquelle ils interagissent. Cependant, leur développement est complexe et nécessite des compétences en codage ainsi qu’une expérience en conception UI/UX.
- Les chatbots basés sur des règles et sur l’IA aident les professionnels des RH à communiquer avec les demandeurs d’emploi, les employés et à accomplir de nombreuses tâches chronophages et énergivores.
Voici quelques exemples de tâches qu’un chatbot RH peut accomplir :
| Recrutement | Relations avec les employés |
| Pré-sélection | Orientation et intégration des nouveaux employés |
| Collecte des candidatures | Base de connaissances et FAQ |
| Navigation et réponses aux FAQ | Gestion d’événements et formation |
| Planification des entretiens | Enquêtes d’engagement |
Recruter de nouveaux talents peut s’avérer coûteux et complexe pour toute entreprise. Les grandes entreprises comme Google et Apple passent beaucoup de temps à examiner des milliers de candidatures, tandis que les employeurs peu connus ont du mal à se faire remarquer et à attirer des candidats.
Le chatbot RH est efficace dans les deux cas. Quelle que soit la taille de votre entreprise, que vous recrutiez localement ou globalement, les chatbots de ressources humaines peuvent être utilisés à différentes étapes du processus d’embauchage pour optimiser votre recrutement.
Le chatbot RH réduit le délai et les coûts de recrutement
Les robots conversationnels réduisent le délai de recrutement et les coûts associés. Le délai est un indicateur important qui comprend le temps de la publication d’une offre d’emploi à l’embauche d’une personne. Mesuré en jours, il dépend généralement du nombre de candidats en haut de l’entonnoir et la rapidité avec laquelle ils progressent.
Les chatbots RH garantissent une interaction avec les professionnels 24h/24 et 7j/7 sur différents canaux et plateformes. De plus, ils augmentent les conversions d’une étape à l’autre, facilitant ainsi le processus de candidature et d’entretien.
Voici quelques statistiques tirées du rapport Chatbots for Recruiting de Phenom sur les chatbots pour le recrutement. Il s’avère que les visiteurs des pages carrière laissent leurs coordonnées et se convertissent en prospects deux fois plus souvent avec un chatbot qu’avec un formulaire classique.
Performances des sites carrière avec et sans chatbot RH
Prenons une étude de cas concrète pour illustrer ce point : Deutsche Telekom a conçu un chatbot de HR pour améliorer l’expérience candidat. Résultat : un taux de conversion de 15 % des visiteurs en candidats, supérieur à la moyenne. 64 % des questions auxquelles le chatbot a répondu ont été posées en dehors des heures ouvrables. Deutsche Telekom nous montre que les chatbots offrent la flexibilité nécessaire pour recueillir davantage de candidatures.
Les chatbots renforcent votre marque employeur
L’utilisation d’un chatbot RH peut avoir un impact positif sur votre marque employeur : moins de candidats seront laissés sans réponse. Leur expérience positive peut stimuler le bouche-à-oreille. De plus, les chatbots sont un outil idéal pour véhiculer les valeurs de votre marque et souligner les avantages de travailler pour vous.
Un chatbot RH vous donne la possibilité de devancer vos concurrents et de recruter les meilleurs talents, non seulement dans le cadre de vos tâches actuelles, mais aussi à long terme. Alors, n’hésitez pas à déléguer et laissez un chatbot s’en charger.
Cinq tâches qu’un chatbot recrutement peut résoudre
De nombreuses tâches de recrutement répétitives et chronophages peuvent être facilement réalisées par des chatbots RH. Découvrez chacun d’eux et adoptez quelques bonnes pratiques faciles à mettre en œuvre.
Collecte des formulaires de candidature
L’un des principaux obstacles pour les candidats est de devoir remplir un formulaire de candidature. C’est stressant, non seulement parce qu’il est long, mais surtout parce qu’il y a beaucoup de formulaires à remplir lors d’une recherche active d’emploi. Les demandeurs d’emploi le font tant et plus, en postulant via différentes interfaces.
Il y a donc beaucoup de place pour le changement : un chatbot RH peut remplacer cette procédure fastidieuse par une conversation engageante, dans un environnement convivial.
Voici comment Shamrock Foods Company collecte les candidatures sur son site Web dédié aux carrières. Dès votre première connexion, vous trouverez une petite d’invitation à parler à un assistant de recrutement dans le coin de la page. L’assistant a un nom et une photo. Outre la collecte des coordonnées, ce bot vérifie également les numéros de téléphone.
Dans l’exemple ci-dessous, un chatbot informe les candidats potentiels de l’état d’avancement du processus de recrutement et collecte leurs coordonnées afin que les RH et les recruteurs puissent les contacter plus tard.
Outre le remplacement des formulaires, les chatbots RH numérisent et rationalisent les sollicitations habituellement reçues hors ligne.
Imaginez que vous ayez un magasin ou un bureau physique. Pour accélérer le recrutement, vous diffuseriez probablement vos offres d’emploi à la fois en ligne et hors ligne, par exemple en affichant des annonces imprimées ou en proposant des formulaires de candidature sur place. Mais combien de personnes sont prêtes à réagir et à remplir le formulaire par écrit ?
Pour faciliter la tâche des candidats potentiels, vous pouvez créer des codes QR liés à votre chatbot RH ou utiliser des tablettes et des bornes d’emploi pour interagir avec le bot immédiatement sur place.
N’oubliez pas que votre bot RH fera la première impression ; concevez-le donc en harmonie avec la culture et les valeurs de votre équipe. Si vous recrutez des professionnels de l’hôtellerie, montrez-leur que vous vous souciez d’eux. Si vous recherchez un candidat pour votre cabinet d’avocat, mettez en avant votre réputation et votre expertise. Si vous recherchez des stagiaires, soyez joyeux et amusant.
Conseil de pro : Donnez un nom à votre bot, utilisez des GIF et des émojis lorsque cela est approprié. En faisant sourire les gens, vous créerez une association positive avec votre marque et encouragerez les utilisateurs à aller jusqu’au bout du processus.
Pré-sélection
Si vous recevez un grand nombre de candidatures et vous n’avez pas la capacité de les examiner toutes, vous risquez de passer à côté de candidats de haut niveau. Un chatbot recrutement présélectionnera les candidats afin que vous puissiez contacter les meilleurs en personne.
Lors de la création d’un chatbot de pré-sélection, créez des scénarios sur mesure pour différents types de candidats. Par exemple, vous pouvez demander à vos employés potentiels d’enregistrer une vidéo avec un discours de motivation ou de passer un test d’entrée. Quand il s’agit des professionnels de l’informatique très recherchés, il est judicieux de consacrer plus de temps à décrire vos atouts plutôt qu’à poser des questions.
Créez plusieurs flux adaptés à tous les profils de candidats que vous attendez.
Dans l’exemple de chatbot RH suivant, une entreprise informatique segmente les candidats en fonction de leur profil de poste et de leur localisation :
Conseil de pro : Ne programmez pas votre chatbot pour qu’il refuse un candidat immédiatement. Même si une personne ne répond pas à certaines de vos exigences, envisagez de conclure la conversation de manière amicale et proposez de rester en contact. On ne s’attend pas à être rejeté par un robot.
Certains chatbots RH peuvent être intégrés aux systèmes de suivi des candidatures. C’est un atout précieux pour gagner du temps : les candidatures sont directement intégrées à votre base de données, notées et réparties entre les différentes étapes de recrutement.
Par exemple, les candidats non qualifiés peuvent être placés directement à l’étape « Refus », tandis que ceux qui correspondent au poste passent à l’étape « Entretien ». Vous pouvez automatiser davantage le processus et déclencher des notifications par email pour faire passer un candidat à l’étape suivante.
Navigation
Même si vous n’êtes pas prêt à déléguer la pré-sélection à un chatbot, vous pouvez l’utiliser pour orienter vos candidats vers la bonne direction. Voici comment Microsoft utilise un chatbot RH sur Facebook Messenger pour diriger le trafic vers sa page Carrières :
Réponse aux FAQ 24h/24 et 7j/7
Les candidats ont toutes sortes de questions et souhaitent en savoir plus sur la marque et la culture, le salaire et les avantages, le lieu et la structure, le code vestimentaire et les politiques. Un chatbot de recrutement peut répondre rapidement aux questions les plus répétitives.
Par exemple, l’armée américaine a créé le chatbot FAQ SGT STAR pour répondre aux questions des recrues : comment s’enrôler, quel est le salaire, comment rejoindre la réserve. Ce bot a été créé en 2006 suite à l’augmentation du nombre de recrutements après le 11 septembre. Initialement mis en place pour réduire les coûts, il est toujours opérationnel.
Voici un autre exemple de chatbot RH utilisé pour la recherche de cadres. Il répond à toutes les questions concernant l’entreprise et permet aux utilisateurs de demander à être rappelés.
Planification et rappels d’entretiens
Selon l’enquête Cronofy sur la planification des entretiens, 56 % des recruteurs consacrent plus d’une journée de travail à la planification des entretiens. Plus de 60 % des recruteurs affirment que les entretiens entrent en conflit avec d’autres engagements.
Les chatbots connectés à l’agenda d’un recruteur proposent des créneaux de rendez-vous permettant aux candidats de planifier facilement des entretiens. Cela permet de gagner un temps précieux, habituellement consacré à :
- chercher une date et une heure qui conviennent à tous ;
- résoudre les conflits d’entretiens et des autres engagements ;
- gérer les différences de fuseaux horaires.
Les chatbots peuvent également résoudre le problème des absences aux entretiens. Les candidats absents sont ceux qui font le plus souvent « pleurer » les recruteurs. Compte tenu de toute l’énergie investie, les absences sont les plus décevantes. Le chatbot RH peut envoyer des rappels automatiques et diriger les candidats vers vos bureaux, vous aidant ainsi à éviter les absences.
Voici un exemple de chatbot RH intégré à Google Agenda. Outre la prise de rendez-vous, il envoie des invitations et des notifications.
Comment créer un chatbot RH avec SendPulse
Avec SendPulse, vous pouvez créer des chatbots RH pour Facebook, WhatsApp, Instagram et Telegram pour la plupart des scénarios. Ne vous inquiétez pas, vous n’aurez pas besoin de l’aide d’un informaticien : le créateur de chatbot est facile à utiliser.
Conseil de pro : Avant d’utiliser l’outil de création de chatbot SendPulse, définissez le processus que vous souhaitez automatiser. Sinon, vous risquez de perdre du temps à manipuler des éléments visuels. Dessinez un schéma sur une feuille de papier ou utilisez un outil de cartographie mentale, en tenant compte de toutes les exigences du poste et des coordonnées à collecter.
Imaginez que vous êtes une petite entreprise de développement de logiciels en Europe, constamment à la recherche de professionnels et de stagiaires informatiques talentueux. Votre ambition principale est de constituer une base de données de candidats solide pour l’alimenter et recruter plus rapidement. Il vous faut donc un chatbot pour recruter et recueillir les CVs en ligne.
Développons ensemble un chatbot RH Telegram, car c’est là que votre public cible passe du temps. Voici à quoi pourrait ressembler un flux global dans SendPulse :
Ce chatbot simple propose deux flux principaux : stages et emplois. Le flux d’emplois est divisé en deux catégories : développement et conception. Examinons ces flux de plus près.
Flux de chatbot de recrutement de stages
Dans ce flux, vous pouvez collecter les coordonnées et clarifier la motivation des stagiaires potentiels. Vous pouvez utiliser les questions suivantes :
- Quel est votre nom ?
- Où étudiez-vous ?
- Que souhaitez-vous apprendre de nous ?
Conseil de pro : Assurez-vous de respecter les exigences de collecte de données personnelles et ajoutez cette étape au flux avant même de demander le nom de votre visiteur.
Voici à quoi ressemble le flux du chatbot de recrutement de stage dans le générateur de chatbot :
Vous pouvez utiliser des questions de type « oui-non » avec des boutons et de saisie directe pour interroger les candidats sur leur lieu d’études, leurs motivations et leurs centres d’intérêt. Vous pouvez également leur demander de fournir un lien vers leur CV et une adresse email comme moyen de contact principal.
Pour rendre l’interaction plus engageante, utilisez des émojis et des images, ou des blagues si appropriées.
Images et émojis utilisés dans le flux du chatbot de recrutement de stageN’oubliez pas que vos visiteurs pourraient ne pas vouloir fournir leurs informations ou quitter votre chatbot de recrutement malgré vos efforts. C’est pourquoi votre flux doit inclure un bouton « Retour au menu principal » ou « Se désabonner ».
Voici comment ce flux fonctionne dans Telegram :
Flux de chatbot RH pour un emploi à temps plein
Nous avons divisé le flux en deux, car notre objectif est de recueillir les candidatures pour les postes de concepteur et de développeur :
Nous avons deux sous-flux, chacun contenant des questions de clarification spécifiques.
Les questions pour le concepteur sont :
- nom ;
- est-ce que le télétravail vous convient ?
- maitrise de UX, UI ou les deux ;
- nombre d’années d’expérience ;
- CV et/ou portfolio ;
- adresse email.
Les questions pour le développeur sont :
- nom ;
- rôle de développement : Full Stack, Back-End ou Front-End ;
- langages ou frameworks informatiques utilisés ;
- nombre d’années d’expérience ;
- CV et/ou portfolio ;
- adresse email.
Voici à quoi ressemble le flux de recrutement pour un développeur
Flux de chatbot de recrutement pour la collecte des candidaturesDans le flux de recrutement d’un développeur, vous pouvez utiliser des questions à saisie directe avec des réponses rapides afin que les candidats puissent facilement comprendre votre question et y répondre.
Réponses rapides dans le fluxSi le poste que vous proposez est à distance, temporaire ou comporte d’autres caractéristiques cruciales, précisez-le clairement au candidat dès le départ. Sinon, votre candidat risque de discuter en vain avec le bot et d’être déçu.
Conseil de pro : Placez les champs de coordonnées avant toute autre question pour tester les conversions. Vous obtiendrez probablement plus de prospects, mais leur qualité ne peut être garantie.
Voici comment fonctionne de recrutement d’un concepteur via chatbot RH sur Telegram :
Le flux que nous avons présenté est assez simple. Vous pouvez l’utiliser comme base pour divers scénarios de communication avec les candidats et les stagiaires, et ainsi accroître de l’engagement et des conversions.
En résumé, les chatbots dans le secteur du recrutement sont la solution idéale : ils automatisent de nombreuses tâches routinières, réduisent les délais de recrutement et contribuent à votre image de marque.
Voici quelques exemples de tâches qu’un chatbot RH peut vous apporter :
- Les chatbots peuvent remplacer les formulaires de candidature et rendre le processus de recrutement plus engageant, voire amusant.
- Les chatbots de pré-sélection permettent aux spécialistes RH de filtrer les CVs afin que le recruteur n’intervienne qu’avec les candidats les plus qualifiés.
- Les chatbots guident vos candidats et répondent aux FAQ 24h/24 et 7j/7.
- Avec les chatbots, planifier les entretiens et les rappels n’est plus un cauchemar.
Inscrivez-vous sur SendPulse et créez gratuitement des chatbots RH pour Telegram, Instagram, WhatsApp et Facebook, de manière simple et ludique.
