« Tu viens me demander quelque chose, mais tu le fais sans respect » — la phrase du film Le Parrain est devenue populaire pour une raison. Nous voulons tous être traités avec respect et gentillesse. Même si c’est un email.
Vous sous-estimez peut-être l’importance des phrases de politesse. Dans cet article, nous vous montrerons pourquoi il ne faut pas oublier d’être poli avec les destinataires de vos campagnes d’emailing. Continuez à lire et vous verrez comment une formule de politesse mail peut améliorer les résultats de votre activité professionnelle.
C’est parti !
Le plus important est que les phrases polies dans les newsletters aident à établir un contact chaleureux et amical, même si l’email est formel. Une seule phrase peut rendre le dialogue plus naturel et ouvert. La même chose se produit dans la communication de la vie réelle : un inconnu commence à vous sourire et vous commencez immédiatement à lui faire confiance.
Lorsqu’un client ou un partenaire se sent respecté, il commence involontairement à aimer l’entreprise. Il n’y a rien de plus simple que d’ajouter une formule de politesse à la fin de mail : « Veuillez agréer Madame, Monsieur nos salutations distinguées ». Grâce à l’intonation respectueuse correctement choisie, les clients se sentent valorisés et commencent à faire confiance à l’entreprise.
Dans ce jeu, tout le monde gagne : la marque paraît professionnelle et attentionnée, et le client se sent à l’aise de vous donner son argent. Un ton chaleureux et une attention aux détails dans la communication peuvent influencer la décision de coopérer tout autant que le service ou le produit lui-même.
Prenons un exemple concret. Vous utilisez probablement les services de boutiques en ligne. Imaginez que vous achetiez quelque chose en deux magasins. Vous venez de passer les commandes et avez reçu deux emails. Ils sont cités si-déssous.
| Premier magasin |
Deuxième magasin |
| Votre commande a été confirmée. Merci.
Attendez l’expédition. |
Merci pour votre achat !
Nous sommes heureux que vous nous ayez fait confiance. Ceci est la confirmation de votre commande. Votre achat sera chez vous dans quelques jours. Si vous avez des questions ou des demandes particulières, n’hésitez pas à nous écrire. Nous sommes disponibles 24h/24 et 7j/7.
Bien cordialement,
L’équipe du magasin. |
Comparons les deux réponses. Le premier semble sec et impersonnel. La deuxième option, au contraire, est sincère et exprime un intérêt pour les besoins du client. S’il n’y a pas de différence dans la qualité des produits et le prix, vous contacterez alors la deuxième entreprise pour un achat répété.
L’utilisation des formules de politesse dans un mail professionnel ne doit pas être considérée comme une formalité. La politesse peut être sincère, personnalisée et avoir un impact direct sur vos ventes. Voici pourquoi :
Une phrase de politesse établit la confiance
Une manière efficace de renforcer la confiance est de montrer au destinataire que son opinion et son temps sont valorisés. Des phrases polies telles que « Merci pour vos cinq minutes d’attention » ou « Nous apprécions votre réponse et vous proposons donc… » créent un sentiment de respect et d’attention chez le client. L’entreprise parait professionnelle et fiable.
Votre ton poli peut réduire la tension
Dans certains cas, votre politesse peut aider à apaiser les tensions, surtout si l’email concerne des sujets qui peuvent préoccuper le destinataire. Des phrases telles que « Nous comprenons que notre produit est techniquement complexe et que vous pouvez avoir des questions. Nous serons heureux d’y répondre » ou « Nous sommes prêts à répondre à toutes les questions sur la fonctionnalité » montrent que l’entreprise est prête au dialogue et résout les problèmes avec respect et sans pression.
Une formule de politesse mail augmente la valeur de votre contact
Lorsque les entreprises remercient leurs clients, cela contribue à établir des relations plus chaleureuses et solides. Vous devez les remercier pour tout, même pour avoir pris en compte votre proposition commerciale. Par exemple, une entreprise pourrait conclure un email en écrivant : « En vous remerciant pour votre attention, nous espérons une coopération fructueuse et sommes prêts à répondre à toutes vos questions. » Ces mots simples expriment non seulement de la gratitude, mais créent également le sentiment qu’une interaction ultérieure avec l’entreprise sera mutuellement bénéfique.
Effet d’une phrase de politesse sur le taux de conversion et les ventes
Outre l’effet psychologique, une formule de politesse mail a également un effet significatif sur les ventes. Ci-dessous, nous expliquons comment cela fonctionne exactement.
- Augmentation de l’ouverture des emails. Une formule de politesse simple peut inciter les destinataires à ouvrir l’email.
- Incitation à l’action désirée. En utilisant une bonne formule de politesse fin de mail, on peut guider le destinataire vers l’action souhaitée : une inscription ou un achat.
- Retention clien. Les formules de politesse renforcent la notoriété de la marque en cultivant une relation respectueuse et personnalisée avec le client. Elles montrent aux destinataires que leur engagement est apprécié, ce qui favorise leur retour.
- Amélioration du taux de réponse. En utilisant les formules de politesse dans vos lettres, vous augmentez les chances que les destinataires répondent positivement.
- Augmentation des taux de conversion. Une seule formule de politesse peut jouer un rôle crucial dans la confiance que le destinataire accorde à l’email. En créant une atmosphère de respect et de professionnalisme, elles augmentent la probabilité que le destinataire suive les appels à l’action, ce qui mène à une conversion.
Nous avons déjà expliqué pourquoi vous devriez utiliser des phrases polies dans les emails. Voyons maintenant comment écrire pour ne pas paraître trop formel ou, au contraire, négligent.
Personnalisez votre formule de politesse mail
S’adresser à quelqu’un par son nom rend l’email plus amical et engageant. Par exemple, au lieu de l’impersonnel « Bonjour », il est préférable d’écrire « Bonjour Anna » ou « Cher Monsieur Dupont ». La personnalisation permet d’établir un lien émotionnel et rend la communication plus chaleureuse.
Par exemple, vous êtes avocat et vous demandez des documents à votre cliente.
| Correct |
Incorrect |
| Bonjour Madame Perrin,
Je vous serais reconnaissant si vous pouviez envoyer les documents d’ici lundi. Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à me le faire savoir.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer mes salutation distinguées. |
Bonjour,
Nous vous prions d’envoyer les documents dès que possible. |
Voici un autre bon exemple de lettre polie et bien structurée qui encourage également l’achat.
Une simple personnalisation au début de l’email vous encourage à lire davantage
Pour illustrer la différence, voici ci-dessous un exemple de lettre professionnelle mal rédigée. Go Student envoie un email qui n’est personnalisé ni dans le titre ni dans le contenu. Ce genre d’email ne donne même pas envie de l’ouvrir.
Un mauvais email aux termes de politesse
Rendez vos phrases polies claires et concises
La politesse ne doit pas s’exprimer par des paroles creuses. Des phrases trop compliquées peuvent rendre la compréhension difficile et le dialogue ennuyeux. Il est important d’exprimer vos pensées clairement et de manière concise.
| Correct |
Incorrect |
| Nous vous serions reconnaissants si vous pouviez considérer notre proposition. |
Nous vous serions extrêmement reconnaissants si vous pouviez consacrer un peu de votre temps pour prendre connaissance de notre proposition. |
| Nous serions ravis si vous pouviez préciser… / Nous vous serions reconnaissants si vous… |
Merci de mentionner pourquoi dans ce rapport, vous avez utilisé Excel pour les calculs de salaires… La prochaine fois, pourriez-vous… Nous vous serions très reconnaissants… |
| Si vous avez des questions, faites-le nous savoir – nous sommes toujours à votre disposition. |
Nous conseillons constamment nos clients sur toutes les questions. Par conséquent, si quelque chose vous semble flou ou si vous souhaitez éclaircir quelque chose pour l’avenir, n’hésitez pas à contacter notre service clientèle. Nous vous répondrons dans l’heure. |
| Merci de bien vouloir envoyer les données avant vendredi. |
Nous vous serions infiniment reconnaissants si vous pouviez bien vouloir fournir les données demandées d’ici à la fin de la semaine de travail en cours, c’est-à-dire avant vendredi inclus, afin que nous puissions les traiter en temps voulu selon les règlements internes établis. |
| Nous serions heureux de discuter d’un créneau horaire pour la rencontre. |
Nous serions ravis de discuter des créneaux horaires qui conviennent le mieux à votre emploi du temps, afin d’organiser une réunion productive et bénéfique pour les deux parties à un moment qui vous soit le plus confortable. |
Utilisez un ton respectueux sans formalité excessive
Certaines phrases peuvent paraître trop formelles ou démodées. Il est important de maintenir un équilibre entre la politesse et le naturel. Parfois, être trop formel peut créer de la distance, ce qui n’est certainement pas bon pour vos ventes.
| Correct |
Incorrect |
| Merci de choisir notre entreprise ! Nous apprécions votre confiance. |
Nous espérons sincèrement que vous prenez plaisir à travailler avec notre entreprise. |
| Bien à vous,
[Nom]. |
Avec les meilleures salutations et un profond respect. |
| Nous vous rappelons que la date limite de paiement est le [date]. N’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez des questions ! |
Nous tenons à vous rappeler que la date limite de paiement approche. Nous serions reconnaissants si vous preniez cela en considération et faisiez tout votre possible pour résoudre cette situation. |
| Nous nous excusons pour le retard de livraison. Nous travaillons déjà à la solution ! |
Nous avons le regret de vous informer que votre colis tant attendu est en retard. Nous regrettons profondément les désagréments occasionnés et voulons vous assurer que notre équipe met tout en œuvre pour corriger la situation dans les plus brefs délais. Merci pour votre patience et votre compréhension ! 💙 |
| Merci pour votre demande ! Nous y travaillons déjà et nous vous contacterons bientôt. |
Nous vous remercions sincèrement pour l’intérêt et la confiance que vous nous témoignez ! Votre demande est déjà entre les mains attentives de nos spécialistes, qui y travaillent avec le plus grand soin et attention. Attendez-vous à une réponse rapide – nous ne manquerons pas de vous contacter dans les plus brefs délais ! |
Mettez l’accent sur une coopération bénéfique
Il est important non seulement de remercier, mais aussi de montrer que vous valorisez votre relation avec le destinataire.
Inspirez-vous des exemples ci-dessous :
| Correct |
Incorrect |
| Nous serions ravis de continuer à collaborer et apprécions votre paiement ponctuel. |
Nous comptons sur le fait que vous payerez la facture à temps. |
| Vos documents nous aideront à poursuivre une collaboration efficace. Merci d’avance ! |
Veuillez envoyer les documents sans retard. |
| Nous apprécions votre temps et avons préparé pour vous une brève présentation de notre nouveau produit. |
Consultez les informations dans le fichier joint. |
| Merci pour votre intérêt ! Nous serions heureux de répondre à vos questions. |
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser. |
| Nous serions reconnaissants pour vos retours, cela nous aidera à nous améliorer ! |
Laissez un avis, votre opinion nous est importante. |
| Nous sommes prêts à vous proposer un moment convenable pour la réunion. |
Faites-nous savoir quand vous serez disponible pour une rencontre. |
| Si vous avez besoin d’informations supplémentaires, faites-le nous savoir — nous restons à votre disposition ! |
Faites-nous savoir si quelque chose vous semble flou. |
Adaptez vos phrases de politesse aux différences culturelles
Ce qui parait naturel dans une langue peut paraître maladroit dans une autre. Par exemple, dans les emails anglais, des mots comme « Enjoy » sont souvent utilisés, tandis que dans la correspondance commerciale française, « Je vous remercie » est plus approprié. Il convient également de rappeler que dans la culture française, par exemple, il est préférable d’utiliser « Bien cordialement » pour terminer un email, tandis qu’aux États-Unis, la formule de politesse mail en anglais est souvent « Best regards ».
Les exemples ci-dessous montrent comment la même expression peut être adaptée pour des personnes de différents pays afin de paraître appropriée et professionnelle.
| Anglais |
Français |
| We truly appreciate your time and consideration. |
Nous vous remercions sincèrement pour votre temps et votre attention. |
| Looking forward to hearing from you. |
Dans l’attente de votre réponse. |
| Best regards. |
Bien cordialement. |
| Thank you for your cooperation. |
Merci de votre collaboration. |
| We are excited to collaborate with you. |
Nous sommes impatients de collaborer avec vous. |
Restez poli jusqu’à la fin
La dernière partie de la lettre est l’impression finale de votre entreprise. Il est important ici non seulement de dire au revoir, mais de laisser le destinataire avec des émotions positives et une compréhension claire de ce qu’il doit faire ensuite.
Comment utiliser une formule de politesse à la fin du mail :
- Résumez : si l’email contient des détails importants, rappelez-les brièvement.
- Indiquez clairement l’étape suivante : ce que le destinataire doit faire ou attendre ensuite.
- Soyez amical, mais pas insistant : gardez votre formulation naturelle.
- Évitez la dureté : même dans un email formel, il est préférable d’adoucir le ton.
- Terminez sur une note positive : un souhait ou simplement une phrase chaleureuse et polie à la fin du mail créera une impression agréable.
Une formule de politesse est un outil important pour une communication réussie. Cependant, les utiliser de manière incorrecte peut conduire à ce que les clients ou les partenaires vous comprennent mal. Pour garantir que votre email soit professionnel et efficace, il y a quelques erreurs courantes à éviter.
Un mail professionnel trop informel
Un caractère trop informel dans la correspondance commerciale peut paraître irrespectueux et perturber le ton professionnel de la communication.
| Correct |
Incorrect |
| Bonjour ! Nous serions heureux de discuter de votre demande. |
Salut ! On va discuter de ta demande. |
| Merci pour votre patience, nous ferons de notre mieux pour résoudre ce problème le plus rapidement possible. |
Ne t’inquiète pas, tout sera résolu rapidement ! |
Nous recommandons de maintenir le respect et de garder une petite distance, surtout lors de la première communication.
Une phrase de politesse pas sincère
Un email chaotique et non personnalisée semble superficielle et peut créer une impression négative. Si la formulation polie ne correspond pas au contenu de l’email, le destinataire peut la percevoir comme des « mots vains ».
| Correct |
Incorrect |
| Vous avez mentionné dans votre précédent message que vous êtes très occupé. Or je vous serais reconnaissant de porter attention à cette question. Elle est vraiment importante, et je suis prêt à discuter avec votre direction pour alléger vos responsabilités. |
Je comprends que votre emploi du temps est chargé, mais je vous serais très reconnaissant si vous trouviez du temps… |
Il est important que la formule de politesse fasse partie de la structure globale de l’email, et non pas un joli nuage sur le côté.
Le texte n’est pas adapté aux destinataires
Il est important d’adapter l’email au destinataire spécifique et au contexte de la situation. La même email envoyée à tout le monde pourrait ne pas avoir l’effet escompté.
| Correct |
Incorrect |
| Chers collègues, je vous prie de bien vouloir consulter les documents ci-joints. |
Salut les amis ! Je vous envoie tous les documents nécessaires. |
| Chère client(e) ! Nous apprécions votre choix et serons heureux de poursuivre notre coopération. |
J’espère que vous apprécierez notre service. |
Les formules de politesse sont universelles, mais elles doivent être choisies en fonction de la personne à laquelle vous écrivez.
Des traductions maladroites dans des contextes internationaux
Lors de l’envoi d’emails à des destinataires internationaux, des traductions approximatives peuvent nuire à la clarté et au professionnalisme du message. Par exemple, une entreprise vendant des produits de beauté pourrait traduire un slogan comme « Get the glow » (Obtenez l’éclat) par « Obtenez la lueur » dans une autre langue, ce qui pourrait ne pas être compris ou sembler étrange. Une telle erreur pourrait faire perdre la crédibilité de la marque et dissuader des clients potentiels, réduisant ainsi les ventes.
L’utilisation excessive de majuscules ou de points d’exclamation
Une utilisation excessive des majuscules ou des points d’exclamation dans une formule de politesse mail peut donner une impression d’agressivité ou d’impatience. Cela peut involontairement mettre le destinataire sous pression.
| Correct |
Incorrect |
Merci d’avance pour votre retour.
Bien cordialement, |
MERCI DE VOTRE RÉPONSE !!!
BIEN CORDIALEMENT !!! |
Un ton neutre et professionnel est toujours préférable.
La négligence de l’orthographe et de la grammaire
Une formule de politesse mal écrite nuit à votre crédibilité. Une faute de frappe ou de grammaire peut donner l’impression d’un manque d’attention et nuire au professionnalisme de votre message.
| Correct |
Incorrect |
| Dans l’attente de votre retour, veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. |
Dans l’attente de votre retour, veillez agrée, Monsieur, mes salutation distingués. |
Relire votre email avant de l’envoyer permet d’éviter ces erreurs et de maintenir une image professionnelle.
L’utilisation d’une formule de politesse mail est un élément important du marketing par courrier électronique. En rendant vos emails polis, vous pouvez augmenter la confiance des clients, fidéliser ceux-ci et améliorer les ventes.
Il est important de maintenir un équilibre entre politesse, sincérité et distance. N’oubliez pas non plus d’adapter votre email aux différents groupes de destinataires, en tenant compte des spécificités culturelles de chaque pays si vous travaillez sur le marché international.
En appliquant les conseils de notre article, ainsi qu’en utilisant les outils d’automatisation SendPulse, vous pouvez facilement établir des relations de confiance dans les affaires. Nous serons heureux de vous aider à obtenir des résultats élevés en matière d’envois de SMS, d’envois d’emails et d’automatisation du marketing.