Message d’absence : modèles et conseils de création

Signaler votre absence du bureau ou votre absence de contact dans le cadre d’une communication professionnelle est une façon de témoigner du respect à vos clients. En effet, si un acheteur ou un client potentiel vous écrit et ne reçoit qu’un silence, cela peut être perçu comme un manque de professionnalisme et une mauvaise éducation.

Que vous soyez en vacances, en congé maladie ou en déplacement professionnel, programmez l’envoi automatique d’un message d’absence à l’avance. Ainsi, votre visiteur comprendra immédiatement la raison de votre absence et, s’il est intéressé par votre produit ou service, il attendra certainement votre retour. Pour cela, n’oubliez pas d’indiquer l’heure de votre retour.

Si nous avons mentionné un mail automatique d’absence, il est important de préciser que cet article vous présentera les modèles prêts à l’emploi permettant de créer un email automatique pour signaler votre absence.

Qu’est-ce qu’un message d’absence ?

Un mail d’absence est un message que votre client potentiel reçoit lorsqu’il essaie de vous contacter par email. Ces emails arrivent automatiquement, généralement juste après l’envoi du mail de votre clien. Ainsi, il comprend immédiatement que vous êtes actuellement indisponible et qu’il est préférable de passer sa commande ultérieurement.

À quoi servent ces emails automatiques d’absence ? Ils informent vos contacts de votre indisponibilité temporaire. Si l’email précise l’heure de votre retour au travail, il est plus facile pour votre client potentiel de planifier un email de suivi et il est plus susceptible de penser à vous recontacter.

Si vous avez un nombre très limité de clients, vous pouvez leur envoyer rapidement des messages d’absence manuellement. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, cela deviendra de plus en plus difficile. Vous pouvez configurer l’envoi automatique directement dans Gmail.

Voyons maintenant si une entreprise peut se passer de ces messages dans son marketing par email.

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Pourquoi est-il essentiel d’avoir un bon message d’absence ?

Programmer un message d’absence poli est important pour toute entreprise. Ne laissez pas votre client sans réponse lorsqu’il « frappe à votre porte », c’est-à-dire lorsqu’il vous écrit une lettre.

Un message d’absence automatique vous aidera à :

• Maintenir une bonne communication avec vos contacts. Même en votre absence, vous continuez à communiquer et à répondre à votre clientèle.
• Professionnalisme et gestion des attentes. Aucune entreprise ne souhaite décevoir ses clients. Un message d’absence automatique rassurera le client que votre entreprise continue à travailler et que sa demande sera satisfaite.
• Réduire le stress au retour de vacances. Si vous planifiez un congé, indiquez dans votre message d’absence le jour de votre retour, tout en vous laissant suffisamment de temps pour vous adapter à votre rythme de travail.
• Avoir un impact positif sur votre marque ou votre image personnelle. Il sera difficile pour une entreprise de convaincre ses clients qu’elle se soucie d’eux si elle n’a pas pris le temps de configurer un message d’absence.

Maintenant que vous comprenez l’importance de création d’un message d’absence, passons aux types de ces messages.

Les différents types de mails d’absence

Selon les raisons de votre indisponibilité, les messages d’absence peuvent varier. Examinons quelques-uns de ces types de mails.

1. Mail d’absence pour vacances ou congés

Comme ces courriels automatiques sont généralement créés en prévision des vacances, le ton du message ne doit pas être trop sec. Vous pouvez ajouter une note informelle et des jeux de mots amusants à votre mail d’absence congé tout en conservant un approche professionnel.

Voici comment la propriétaire du blog a répondu à un email envoyé pendant qu’elle était en vacances.

2. Mail d’absence maladie ou maternité

Bien que la raison de la programmation d’un mail d’absence maladie ne soit pas aussi agréable que celle du paragraphe précedent, il s’agit néanmoins d’un motif d’absence assez fréquent. En composant un tel message, adoptez un ton bienveillant tout en gardant une certaine discrétion : ne révélez pas trop d’informations personnelles.

Une autre raison courante pour laquelle un email d’absence automatique est envoyée est une occasion plus joyeuse, à savoir un congé de maternité ou même de paternité.

3. Mail d’absence longue durée ou départ de l’entreprise

Si vous pensez que votre absence durera plus longtemps que des vacances régulières ou un déplacement professionnel, indiquez dans votre message d’absence les noms et coordonnées des personnes que vos utilisateurs peuvent contacter en votre absence. Cela leur sera plus pratique et vous éviterez de perdre un client à cause d’une longue indisponibilité.

Voici comment vous pouvez rediriger les clients potentiels vers d’autres spécialistes dans votre entreprise.

Vous avez maintenant une idée de ce à quoi peuvent ressembler les réponses automatisées par email d’absence. Voyons quelques conseils généraux pour rédiger de tels emails.

Bonnes pratiques pour rédiger un message d’absence efficace

Lorsqu’on s’absente du travail pour une période donnée, il est essentiel de rédiger un message d’absence clair et professionnel. La première bonne pratique consiste à indiquer les dates précises de début et de fin de l’absence. Cela permet à l’expéditeur de savoir exactement quand il peut espérer une réponse. Il est aussi utile de mentionner la raison de l’absence, de manière succincte, comme un congé, une formation ou un déplacement professionnel, tout en évitant les détails trop personnels.

Ensuite, il est important de prévoir une solution pour les urgences. Cela signifie généralement rediriger le message vers une personne de confiance ou un collègue qui peut prendre le relais durant l’absence. Il faut donc inclure ses coordonnées complètes, comme son nom, son courriel et éventuellement son numéro de téléphone. Cette délégation rassure l’interlocuteur et maintient la continuité du service ou du suivi.

Enfin, le ton du message doit être poli, courtois et adapté au contexte professionnel. Il est conseillé de remercier la personne pour sa compréhension et d’exprimer une volonté de la recontacter dès que possible. Un message bien formulé renforce l’image de professionnalisme et montre que l’on prend soin de sa communication, même en période d’absence.

Assurez-vous de terminer votre lettre avec une signature professionnelle qui comprend des informations sur votre poste et l’entreprise que vous représentez.

Voici donc un récapitulatif des pratiques mentionnées pour créer votre mail d’absence :

• clarté et concision ;
• ton poli ;
• dates précises de début et de fin d’absence ;
• coordonnées d’un remplaçant ou interlocuteur alternatif ;
• quelques mots de remerciement ;
• signature professionnelle.

En suivant nos recommandations, vous serez en mesure de rédiger une lettre d’absence qui ne sera pas ignorée par votre client potentiel.

Si vous hésitez encore, vous trouverez ci-dessous quelques modèles différents, rédigés aux tons neutres, que vous pouvez utiliser pour créer votre propre message d’absence.

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Exemples de modèles de messages d’absence

Vous pouvez utiliser ces modèles tels quels, ou ajouter vos propres figures de style ou des émojis pour les rendre uniques et mémorables pour votre public.

Modèle 1 : message d’absence pour vacances

Modèle 2 : mail d’absence maladie

Modèle 3 : message d’absence avec redirection

Modèle 4 : mail d’absence entreprise (B2B)

Conclusions

Vous comprenez désormais l’importance d’un bon message d’absence et connaissez les différents scénarios de rédaction (vacances, maladie, etc.).

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