Gestion de projet

La gestion de projet, ou encore le management de projet, est un processus qui consiste à diriger les membres de votre équipe à travers différentes tâches et à optimiser les ressources pour atteindre tous les objectifs du projet dans un délai donné et en respectant un budget précis. Il doit aboutir à un projet complet qui répond aux objectifs de votre client.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?

La majorité des entreprises s'efforcent de gérer correctement l'ensemble de leurs processus afin d'éviter un ralentissement de leur croissance en cas d'échec d'un projet. De plus, leurs équipes doivent bien comprendre les priorités et les objectifs d'un projet particulier grâce à la communication avec les parties prenantes. De cette façon, la gestion de projet permet à une entreprise de déterminer des objectifs, des délais et des budgets réalistes.

Cette tactique vous permet d'aligner n'importe quel projet sur la stratégie de l'entreprise, permettant ainsi à votre entreprise de réussir. La gestion de projet aide vos équipes à créer un plan qui inclut les risques possibles et les objectifs de l'entreprise. C'est pourquoi une équipe peut être bien coordonnée et agir selon un plan qui mène à l'atteinte de ses principaux objectifs.

L'importance du management de projet ne peut être sous-estimée puisqu'elle permet aux entreprises gagner de l’argent. Passons aux bienfaits pour explorer ce sujet plus en profondeur.

Les bienfaits de la gestion de projet

La gestion de projet est considérée comme un outil efficace qui aide les nouvelles entreprises et les entreprises bien établies à se conformer aux exigences et à réaliser des projets de manière cohérente. Voici quelques-uns de ses avantages :

• le résultat est livré dans les délais et dans le cadre d'un budget donné ;
• amélioration de la communication interne ;
• transparence accrue ;
• des informations plus claires de l'avancement d'un projet ;
• prévision des risques ;
• haute performance du projet ;
• identification des forces et faiblesses d'une entreprise ;
• coûts réduits ;
• contrôle de la qualité ;
• orientation et objectifs clairs ;
• la direction définie du processus.

Maintenant que vous connaissez les avantages, il est temps de passer aux techniques de la gestion de projet.

Techniques de management de projet

La gestion de projet couvre diverses industries et nécessite des connaissances et des compétences approfondies. Les chefs de projet doivent être prêts à appliquer plusieurs techniques pour rendre le processus facile et fluide.

• Structure de répartition du travail (SRT). Lorsque vous envisagez un nouveau projet pour la première fois, cela peut sembler assez difficile à gérer. SRT aide à diviser vos tâches en plus petits morceaux. C'est une déconstruction visuelle d'un projet visant à atteindre vos objectifs. Cette technique permet aux chefs de projet de définir les activités nécessaires pour mener à bien leur projet. SRT est la première chose que vous devez faire pour créer un calendrier de projet.
• Diagramme de Gantt. Ce diagramme à barres peut être utilisé pour la gestion de petits et grands projets. Il vous permet de visualiser les tâches planifiées dans le temps. Avec son aide, vous pouvez afficher les dates auxquelles votre projet doit commencer et se terminer dans un seul graphique, voir les tâches, les responsables de chaque tâche et combien de temps il faut pour terminer chacune d'elles. En outre, il montre le travail qui doit être terminé chaque jour.
• PERT. C'est l'abréviation de Program Evaluation and Review Technique (évaluation et revue de programme). Les entreprises utilisent cette approche lorsqu'elles veulent que leurs projets soient livrés à temps. Si vous voulez que votre projet suive le plan, il est essentiel d'élaborer un calendrier. En utilisant des méthodes statistiques, cette technique aide à gérer les probabilités. Après cela, il crée une carte des activités et montre comment elles dépendent les unes des autres. De cette façon, vous pouvez déterminer l'heure la plus ancienne et la plus tardive pour chaque activité.

Il est maintenant temps de passer aux méthodes du management de projet.

Méthodologies de gestion de projet

Lorsque nous utilisons le mot méthodologie, nous entendons un système utilisé pour gérer un projet. Passons en revue les modèles les plus populaires.

• Waterfall (cascade). C'est une approche traditionnelle dans laquelle les tâches sont accomplies de manière linéaire. Cela signifie qu'avant de commencer de nouvelles tâches, votre équipe doit terminer les précédentes. Les entreprises qui utilisent cette méthodologie planifient tout au début. Une fois cette étape terminée, vous ne pouvez pas revenir en arrière pour changer quelque chose.
• Agile. L'insatisfaction à l'égard de l'approche traditionnelle a créé une nouvelle méthodologie. Il permet aux entreprises de réviser leur projet lorsqu'il est encore en cours plutôt que d'attendre la fin pour le revoir. Les équipes préfèrent la méthodologie Agile car elle est rapide, collaborative et ouverte aux modifications des données.
• Lean. Cette approche est axée sur l'efficacité et vise à fournir une valeur maximale et à produire un minimum de déchets. Selon cette approche, un chef de projet doit éliminer le gaspillage pour développer des flux de travail efficaces. Avec Lean, vous ferez plus avec moins. Si vous êtes ouvert à des améliorations constantes pour ajouter de la valeur aux clients, cette méthode est le bon choix pour vous.

Passons aux principales étapes du processus dont nous discutons.

5 étapes pour une gestion de projet efficace

Gérer un projet qui répondra aux objectifs que vous visiez n'est pas une tâche facile. C'est pourquoi vous devez suivre ces étapes et effectuer les tâches qui leur correspondent.

1. Initiation. À ce stade, il est nécessaire de développer une analyse de rentabilisation et de déterminer la valeur que votre projet peut apporter. De plus, c'est le bon moment pour créer une charte de projet, un document qui définit ce que ce projet va livrer.
2. Planification. Une fois votre projet approuvé, rassemblez l'équipe pour créer un plan qui inclut les coûts, les risques et les ressources. À ce stade, vous devez faire attention à vos tâches car elles détermineront les exigences techniques.
3. Exécution. C'est le moment où votre équipe effectue le travail nécessaire pour réaliser votre projet et produire des résultats. Une autre responsabilité que les chefs de projet assument pendant l'exécution du projet est de maintenir la collaboration entre les parties prenantes.
4. Surveillance. Une fois que votre projet entre dans cette phase, le chef de projet doit contrôler tous les membres de l'équipe afin que personne ne s'écarte du plan initial. En établissant des facteurs critiques de succès (FCS) et des indicateurs de performance clés (IPC), les managers peuvent le faire facilement. De plus, les efforts et les coûts doivent également être surveillés.
5. Clôture du projet. Une fois le projet terminé, la majorité des équipes tiennent des réunions de réflexion pour savoir ce qui a mené à leur succès ou à leur échec. Ce faisant, les entreprises peuvent définir ce qui doit être amélioré. Enfin, il faut aussi faire le point sur le projet et faire un rapport.

Maintenant que vous connaissez les étapes, passons en revue les outils de gestion de projet efficaces.

3 meilleurs outils de gestion de projet

Chaque projet nécessite la bonne solution. Nous avons préparé les 3 meilleurs outils qui simplifieront votre travail.

actiTIME

actiTIME est un service utilisé par les startups, les organisations et les entreprises. Il vous aide à créer des projets, à configurer des responsables avec des équipes, à attribuer des tâches aux membres de votre équipe et à suivre le temps. Grâce aux données collectées dans ce logiciel, vous pouvez analyser en toute transparence les performances de votre équipe.

Vous pouvez voir le tableau de bord avec les tâches. Avec son aide, vous pouvez connaître l'état de la tâche, le temps passé, ainsi que les délais.

Forfait gratuit : essai de 30 jours.
Forfait payant : à partir de 6 $ par mois pour un utilisateur.

monday.com

monday.com est une plateforme qui permet de fédérer les équipes et de gérer leurs projets. Vous pourrez suivre les mises à jour d'avancement et les approbations budgétaires. Cet outil vous permet d'allouer efficacement les ressources, de laisser votre équipe penser de manière créative et d'éviter de faire votre travail deux fois.

Avec le tableau de bord, vous pouvez déterminer les tâches à accomplir, surveiller les cessionnaires, les statuts et les délais.

Forfait gratuit : essai de 14 jours.
Forfait payant : 8 $ par mois pour un utilisateur.

Trello

Il s'agit d'un outil en ligne flexible et convivial. Le service vous assiste dans la gestion de vos projets avec différents tableaux, listes et fiches. Les listes définissent les différentes étapes de votre projet, tandis que les cartes représentent les tâches que vous devez accomplir. La partie la plus importante de cet outil est les possibilités d'intégration.

Ci-dessous, vous pouvez voir que les tâches dans Trello ont plusieurs statuts : À faire, En attente et Terminé. Vous pouvez également définir la priorité, la personne responsable d'une tâche spécifique et les dates d'échéance.

Forfait gratuit : disponible pour toujours.
Forfait payant : à partir de 10 $ par mois pour un utilisateur facturé annuellement.

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Mis à jour : 23.03.2023